Huishoudelijk Regelement
Eemslandweg 38, 7894 ABZwartemeer
Huishoudelijk Reglement
involge artikel 20.1 van de Statuten
Artikel 1: TAAKSTELLING BESTUURSLEDEN
1.1. De voorzitter heeft tot taak:
a.het, in overleg met de secretaris, opstellen van de agenda's en de convocaties voor bestuurs- en ledenvergaderingen;
b.het leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
c.het erop toezien dat zaken die moeten worden behandeld, tijdig op de agenda van bestuurs- en ledenvergadering worden geplaatst;
d.het erop toezien dat genomen beslissingen tijdens zowel bestuurs- als ledenvergaderingen correct worden uitgevoerd;
e.de representatie van de vereniging te verzorgen.
1.2. De secretaris heeft tot taak:
a.het notuleren van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
b.de administratieve behandeling van de convocaties en agenda's voor de bestuurs- en ledenvergaderingen;
c.het bijhouden van het leden- en begunstigerregister;
d.het verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie van de vereniging;
e.het opstellen van het jaarverslag;
f.de archivering, m.u.v. de tot de financiële administratie behorende bescheiden;
g.het verzorgen van een juiste registratie van bestuurssamenstelling bij de K.v.K.
h.het opmaken en bijhouden van een lijst met bijbehorende topografische kaart, waarop de ligging, begrenzing en oppervlakte van de binnen de wildbeheereenheid gelegen jachtvelden zijn aangegeven.
1.3. De penningmeester heeft tot taak:
a.het voeren van de financiële administratie en het archiveren van alle stukken die tot de financiële administratie behoren;
b.het opstellen van het concept voor de jaarlijkse begroting en de jaarrekening;
c.het tijdig innen van te vorderen bedragen;
d.het tijdig doen van betalingen binnen de ramingen van de vastgestelde begroting. Uitgaven die buiten de begroting en boven geraamde begrotingsbedragen vallen zijn in geen geval toegestaan;
e.het adviseren van het bestuur tot het doen van voorstellen aan de ledenvergadering tot begrotingswijzigingen, in de gevallen dat geen of te lage bedragen zijn begroot;
f.het voeren van een goed geldelijk beheer;
g.het adviseren aan het bestuur met betrekking tot het te voeren financieel beleid.
1.4. Het bestuur naast hun algemene bestuurstaak
a.Het bestuur is bevoegd om ook aan andere bestuursleden specifieke taken toe te delen en/of aan de onder art. 1 omschreven taakstellingen andere taken toe te voegen of die te wijzigen.
b.Bij gebruikmaking van de onder 1.4.a toegekende bevoegdheid dient het bestuur daarvan aan de ledenvergadering mededeling te doen.
c.Het bestuur is bevoegd commissies te benoemen en deze te belasten met een specifieke taak.
d.Taaktoedelingen aan bestuursleden laten de verantwoordelijkheid van het bestuur als geheel onverlet.
Artikel 2: PLAATSVERVANGING BESTUURSLEDEN
a.Gelet op het bepaalde in artikel 7, lid 3, der Statuten van de vereniging, benoemt het bestuur uit zijn midden een vervanger voor de voorzitter, secretaris en penningmeester.
b.De voorzitter, secretaris en penningmeester mogen elk hoogstens één plaatsvervangende functie hebben. De andere bestuursleden mogen ten hoogste twee plaatsvervangende functies hebben.
Artikel 3: ROOSTER VAN AFTREDEN
a.Een zittingsjaar van de bestuursleden loopt van de ledenvergadering in maart tot de daarop volgende jaarlijkse voorjaarsvergadering.
b.Een bestuurslid kan maximaal 3 keer (3 jaar) herkozen worden
c.Het bestuur stelt een rooster van aftreden voor de bestuursleden op.
d.Bij tussentijdse verkiezing in het bestuur neemt het nieuw verkozen lid, in het rooster van aftreden, de plaats in van degene die hij opvolgt.
e.Bij voordracht van een tegenkandidaat moet deze kandidaat gesteund worden door minimaal vijf leden. Deze voordracht moet minstens een week voor de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.
Artikel 4: BESTUURSVERGADERINGEN
a.Het bestuur vergadert tenminste één maal per jaar vóór de jaarvergadering en voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht, of tenminste twee bestuursleden hem schriftelijk en met redenen omkleed daarom verzoeken.
b.In het laatst bedoelde geval moet de bestuursvergadering binnen twee weken na ontvangst van het onder lid 4.a bedoelde verzoek worden gehouden.
c.Oproeping voor de bestuursvergaderingen geschiedt schriftelijk met vermelding van agenda.
d.Van elke bestuursvergadering worden notulen gemaakt die in de volgende bestuursvergadering ter vaststelling worden voorgelegd.
Artikel 5: VERGOEDINGEN
- Voor bestuurs- en ledenvergaderingen worden geen presentie- en reiskosten vergoed.
- Indien het reizen betreft buiten het werkgebied van de wildbeheereenheid, die in opdracht van het bestuur geschieden, kunnen vergoedingen voor gemaakte reis- en verblijfkosten op een van te voren door het bestuur te bepalen basis in rekening worden gebracht bij de penningmeester.
Artikel 6: JACHT- EN WILDBEHEERPLAN
a.Conform het bepaalde van de statuten, in art. 3, lid 2, onder i genoemd, verstrekken de leden van de wildbeheereenheid jaarlijks -uiterlijk per 1 maart- aan het bestuurslid dat belast is met het wildbeheerplan, de afschotgegevens van het verstreken jachtseizoen van hun jachtcomb. Deze gegevens worden door het bestuur strikt vertrouwelijk behandeld.
b.Voor een eventueel gebruik van deze gegevens voor andere doeleinden dan ten behoeve van het opstellen van richtlijnen voor een wildbeheerplan en WBE-databank, is toestemming van de bron nodig.
c.De in artikel 3, lid 2a, der statuten bedoelde richtlijnen ter zake van een jacht- en wildbeheerplan worden, nadat ze door het bestuur zijn geformuleerd, ter goedkeuring voorgelegd aan de ledenvergadering.
d.In het wildbeheerplan kan tevens een plan tot verzorging van de wildstand en de jachtvelden worden opgenomen.
e.Indien de omstandigheden zulks noodzakelijk maken, kan het bestuur binnen de lopende periode de richtlijnen voor het wildbeheerplan bijstellen.
f.Het bestuur dient dit zo spoedig mogelijk aan de leden kenbaar te maken en in de eerstvolgende ledenvergadering hierover verantwoording af te leggen.
g.Conform het bepaalde van de statuten, in artikel 16, lid 8, is de reewildjager verplicht medewerking te verlenen aan alle activiteiten, zoals de jaarlijkse reewildtellingen, het tonen van de onderkaak van de reegeit, het tonen van het gewei van de reebok en het verstrekken van het gewicht van het geschoten reewild. Is de reewildjager verhinderd aanwezig te zijn bij een activiteit dan dient hij voor een vervanger te zorgen. Wordt hier niet aan voldaan dan krijgt de reewildjager in het daaropvolgende jaar geen afschot van reewild. Bij verhindering door een calamiteit beslist het bestuur over het wel of niet toekennen van reewildafschot.
h.Beheerjacht (o.a. afschot van reewild) wordt bij voorkeur gegeven aan de jachthouder mits die ook een grondgebruikersverklaring heeft. Dit geldt niet alleen voor het reewild, maar ook voor andere vergunningen die worden afgegeven.
Artikel 7: STROPERIJ EN ONWEIDELIJK JAGEN
a.De leden en de toezichthouders dienen de jachtopzichters -werkzaam binnen het gebied van de wildbeheereenheid- dan wel de politie onmiddellijk op de hoogte te brengen, indien zij stropen of andere overtredingen van de jachtwet waarnemen.
b.Zo mogelijk en zo nodig verlenen de leden en de toezichthouders hierbij daadwerkelijke assistentie aan de jachtopzichters en/of politie.
c.Het secretariaat dient door het betreffende lid, toezichthouder of jachtopzichter op de hoogte te worden gebracht van in punt 7.a bedoelde voorvallen.
d.Indien leden onweidelijk gedrag van andere leden of andere handelingen in strijd met belangen van de vereniging of de jacht menen waar te nemen en zij dat zelf of binnen de betreffende jachtcombinatie niet kunnen corrigeren, dienen zij het secretariaat daarvan op de hoogte te stellen.
e.Het bestuur kan verzoeken om een schriftelijke en ondertekende melding, alvorens de zaak in behandeling te nemen c.q. een onderzoek in te stellen. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.
f.De in punt 7.e bedoelde meldingen zullen door het bestuur vertrouwelijk worden behandeld. De zorgvuldigheid vereist hoor en wederhoor door het bestuur.
g.Het bestuur kan, na een zorgvuldig gehouden onderzoek, zonodig overgaan tot opzegging van het lidmaatschap c.q. de algemene ledenvergadering ontzetting voorstellen, conform het bepaalde in artikel 6 van de statuten.
h.Het bestuur kan dit vergezeld doen gaan met een advies aan de betreffende jachtcombinatie om het gewraakte lid uit de combinatie te verwijderen.
i.Bij deze zaken zal de publicatie: "Gedragsregels en weidelijkheidsnormen" van de Koninklijke Nederlandse Jagers Vereniging als richtlijn worden gehanteerd.
Artikel 8: KASCONTROLECOMMISSIE
De kascommissie -bedoeld in artikel 8, lid 2 van de statuten- wordt ieder jaar in bezetting bijgesteld. De zittingstermijn bedraagt twee jaar, zodat ieder jaar een nieuw lid wordt verkozen.
Artikel 9: JACHTHUUR
a.In die gevallen, waarin op verzoek van haar leden of de betreffende jachtrechtverhuurder, de vereniging rechtstreeks het genot van de jacht van de jachtgerechtigden huurt, zoals bedoeld in de artikelen 12 en 14 van de statuten, dienen de onderhurende leden de aan hen doorberekende jachthuursom uiterlijk binnen veertien dagen na aanbieding van de nota aan de penningmeester te voldoen. Bij niet voldoen van de nota voor de vervaldatum, volgt een sanctie van € 25,00.
b.In het geval dat het door de vereniging gehuurde bejaagbaar jachtveld niet is gelegen in of naast een jachtveld dat door leden van de wildbeheereenheid wordt gehuurd, doet het bestuur een voorstel tot onderhuur aan de algemene ledenvergadering, welke dan beslist.
c.Het is de leden, de buitengewone leden en begunstigers verboden om gedurende de duur van het lidmaatschap, dan wel gedurende de periode van deelnemerschap of begunstiging, alsmede gedurende één jaar, volgende op de eventuele beëindiging van het lidmaatschap, dan wel het deelnemerschap of begunstiging op enigerlei wijze te pogen, direct dan wel indirect, het recht op de uitoefening van het genot van de jacht te verwerven op gronden waarop andere leden ditzelfde recht hebben verworven, een en ander op verbeurde van een direct opeisbare en niet voor compensatie vatbare boete van € 1000,00 voor iedere overtreding of dag, dat een overtreding voortduurt. Vorenstaand verbod is niet van kracht indien leden, deelnemers of begunstigers bedoeld recht verkrijgen door eigendomsverkrijging van de gronden waarop dit recht wordt uitgeoefend.
Artikel 10: WILDSCHADE
Het bestuur kan desgevraagd hulp verlenen en coördineren in de gevallen dat de bestrijding van ernstige schade noodzakelijk blijkt te zijn. Zij doet dat door een lijst samen te stellen van leden die zich voor de bestrijding van dergelijke schadegevallen beschikbaar hebben gesteld. In overleg met de jachthouder kan dan tot inzet worden overgegaan.
Artikel 11: ONVOORZIENE ZAKEN
In zaken waarin in de Statuten of in het Huishoudelijk Reglement niet is voorzien, beslist het bestuur.
Het Huishoudelijk Reglement is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van
13 oktober 1997.
Het Huishoudelijk Reglement is met wijzigingen vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 10 april 2006.